Referent

De Haagsche Tramweg Maatschappij is dé aanbieder op het gebied van personenvervoer in de regio Haaglanden (onder andere Den Haag, Voorburg, Delft). Met 2400 medewerkers vervoert de Haagsche Tramweg Maatschappij jaarlijks meer dan 130 miljoen klanten in deze regio. De tram en bus zijn daarbij het vervoermiddel. Ten opzichte van de bus biedt de tram meer comfort en kan tevens meer mensen vervoeren. Bovendien kan de tram, met meer dan 200 kilometers rails alleen al in de stad Den Haag, sneller een route afleggen! Onder de naam HTM is de onderneming dan ook een begrip in de regio Haaglanden geworden. Sinds 2000 is de vrije marktwerking in het openbaar vervoer een feit geworden. HTM wil de concurrentie met andere bedrijven graag aangaan en ook concessies buiten Haaglanden verwerven. Tegelijkertijd blijft HTM investeren in de 'thuismarkt'.

HTM Infra is een onderdeel van HTM en is met 180 werknemers een onderneming die sterk meegroeit. HTM Infra ontwerpt, bouwt en onderhoudt de railinfrastructuur voor tram- en light rail-exploitatie (onder light rail wordt verstaan: rails geschikt voor meerdere vormen van vervoer behalve de trein). Hier horen ook onderdelen bij zoals sporen, bovenleidingen, stroomvoorziening, elektronische bediende wissels en vervoerselectronica. Door de jarenlange ervaring op het gebied van tram-infrastructuur en light rail infrastructuur heeft HTM Infra een enorme know how opgebouwd. Met name het inpassen van light-railbanen in drukke stedelijke gebieden vraagt steeds meer om specifieke oplossingen. HTM Infra speelt hierin een steeds belangrijker rol. Klanten van HTM Infra zijn vanzelfsprekend het vervoerbedrijf HTM, maar ook diverse overheden binnen de regio Haaglanden en daarbuiten.

'Als interim manager ben ik door HTM zo'n anderhalf jaar geleden aangetrokken'  zo start de heer Zirkzee 'Al vrij snel werd mij duidelijk dat een integraal logistiek softwarepakket noodzakelijk was, aangezien er nogal het één en ander misliep binnen het bedrijf. Voorraden klopten niet. Mede daardoor was er sprake van nogal een hoge incourante voorraad. Ook werden onderdelen voor projecten of onderhoud soms niet op tijd besteld. Dit heeft natuurlijk enorme consequenties voor de projecten, die wij uitvoeren. Mede door de enorme groei van het afgelopen jaar dreigde het behoorlijk uit de hand te lopen. We hebben hier zo'n 4 miljoen ?uro aan voorraad liggen, zoals sporen, bovenleidingen en kabels. Een afsluitend voorraadsysteem is dan alleen financieel al noodzakelijk'.

De heer Zirkzee: 'Na een onderzoek kwamen we tot de conclusie dat er één softwarepakket geschikt was, namelijk Exact. Exact bevat alle functionaliteiten die HTM infra nodig heeft, snel te implementeren is en - niet onbelangrijk- komt prijstechnisch zeer goed uit de bus. Bijkomend voordeel is dat de kosten van implementatie beperkt zijn in verhouding met andere ERP pakketten. Tevens hebben we bij aanschaf van Exact ook gekeken naar de implementie-partner'.
Het implementatietraject is uitgevoerd door A.B. Software & Consultancy. 'De samenwerking met A.B. Software & Consultancy is heel goed verlopen. Het meedenken met onze problemen is fantastisch geweest. Neem nou het voorbeeld van de functionaliteit MRP binnen Exact. We wisten dat het automatiseren van een materiaalplanning binnen ons bedrijf een probleem kon gaan worden. Dit aangezien wij met projecten werken die uitermate lastig in te plannen zijn. Door het feit dat A.B. Software & Consultancy actief heeft meegedacht hebben we nu uiteindelijk een perfecte oplossing voor de materiaalplanning. Er is namelijk een report gebouwd die ons die informatie geeft die voor ons op dat moment van belang is.'

Perfecte MRP oplossing
Onlangs is HTM Infra 'live' gegaan. 'We halen nu al meer en betere informatie uit Exact. Geen voorraadverschillen, een veel betere voorraadadministratie en een betere bewaking van projecten. De projectleiders zijn bezig om de voor hun meest ideale rapporten te genereren. Met behulp van heldere rapporten kan er op het juiste moment goed en gedetailleerd inzicht worden verkregen in de lopende projecten. Een goed inzicht in de projecten leidt vervolgens tot aanzienlijke kostenbesparingen, volgens de heer Zirkzee. De rapportage-tool in Exact stelt HTM Infra nu in staat om niet alleen effectiever maar ook efficiënter te werken dan voorheen. 'We zijn nu bezig met de opzet van leveranciersbeoordeling binnen het systeem. Op korte termijn denken we ook hiermee kosten te kunnen besparen.'

Tip voor collega-bedrijven' Vanwege de urgentie van het inkoop en logistieke probleem binnen de onderneming was het noodzakelijk om zo snel mogelijk een goed functionerend systeem in de lucht te hebben. Door een snelle implementatie van Exact werden we daarmee wel meteen in het diepe gegooid.' 'Mijn tip voor bedrijven die een snelle terugverdienperiode wensen, is het goed om vooraf een consultant van A.B. Software & Consultancy een zestal dagen in te huren. Zo kun je vooraf beter vaststellen wat je met Exact precies wilt bereiken én hoe Exact binnen het bedrijf het meeste rendement oplevert'. , begint de heer Zirkzee. 'De opdracht was luid en duidelijk: Adviseer het management over de maatregelen die genomen moeten worden om een professionele inkoopfunctie in het bedrijf te krijgen. Daaruit voortvloeiend hebben we een onderzoek gestart naar de haalbaarheid van een integraal logistiek softwarepakket binnen HTM Infra.' De heer Zirkzee: 'tevens hadden we te maken met vier softwaresystemen, die niet op elkaar aansloten. Door het gebruik van deze verschillende softwaresystemen moest veel data meerdere keren worden ingevoerd. Dit leidt tot inefficiency, maar ook tot inconsequenties en zelfs fouten. We wilden dan ook naar één standaard en volledig geïntegreerd softwarepakket dat volledig aan onze specifieke eisen en wensen voldeed', aldus de Hagenaar.