A.B. Software & Consultancy is
de partner van Exact software
voor de industrie
de partner van Exact software
voor de industrie
Meubelproducent Vidato stapt over op Exact Globe
Lees meer ›››
Avek kiest voor A.B. Software & Consultancy B.V. als implementatiepartner van Exact Software
Lees meer ›››
Parthos B.V. uit Panningen kiest voor Exact en A.B. Software & Consultancy B.V.
Lees meer ›››
Referent
Print deze pagina(Exact) Software brede basis voor groei Polem!
Efficiency, buitenlandse groei en groei in de industriële sector. Deze drie speerpunten heeft silobouwer Polem eind jaren '90 ingezet om rendabel te blijven werken. Exact software heeft in deze strategische 'omslag' een grote rol gespeeld. Met Exact software heeft Polem volledig inzicht in de bedrijfsprocessen waardoor de planning en aansturing van de organisatie enorm verbeterd is. Abusiness sprak onlangs met de heer De Lange, Technisch Directeur en de heer Slagboom, manager Financiën en Organisatie. Een interessant gesprek over een juiste aansturing van bedrijfsprocessen, het belang van een software- implementatie en A.B. Software & Consultancy als dé adviespartner voor industriële bedrijven...Goed organiseren, goed faciliteren en goed samenwerken. Dat is in het kort de kracht achter de firma Polem.
Eenduidige bedrijfsprocessen dankzij één integraal systeem
In 1994 werd hiervoor de basis gelegd. Vijf bedrijven werden in één klap samengevoegd tot één bedrijf, namelijk de firma Polem. Een herstructurering volgde, waarna het bedrijf vanaf de grond werd opgebouwd. In korte tijd daarna heeft Polem een explosieve buitenlandse groei doorgemaakt. Jaarlijks maar liefst 35%.
Integraal systeem
'In 1997 zijn wij op zoek gegaan naar een ERP systeem, dat de bedrijfsprocessen van onze organisatie kan versterken, zegt de heer De Lange. We waren net met meerdere bedrijfsonderdelen samengevoegd en eigenlijk nog middenin het proces van integreren. We zochten dan ook een systeem dat volledig integreert binnen onze totale organisatie, aldus de heer De Lange. Bovendien hebben onze industriële afnemers zeer uiteenlopende wensen ten aanzien van silo's. Om dit productieproces, maar ook de administratieve afhandeling zo goed mogelijk te coördineren moeten wij blind kunnen vertrouwen op een uitgekiend automatiseringssysteem.' De productie en logistieke pakketten van Exact bieden hiervoor vergaande voordelen voor de firma Polem.
Overigens waren er in 1998 nog geen contacten met A.B. Software & Consultancy. De heer De Lange: Een firma bij ons uit de buurt bood haar consultancy diensten als eerste aan.' Vrijwel direct besloot de firma Polem om met deze software-leverancier het implementatie-traject aan te gaan.
Problemen met Exact software
De Lange: Na twee jaar kwamen we erachter dat het een complete puinhoop in het systeem was geworden. We kwamen erachter dat bepaalde instellingen in Exact niet goed stonden, verduidelijkt de heer Slagboom. 'Gegevens die goed waren ingevoerd kwamen er verkeerd weer uit. Maar ook de toepassing liet sterk te wensen over. Zo voerden onze mensen de gegevens verkeerd in. Simpelweg omdat ze niet de juiste kennis van het systeem hadden. En zeker de kennis van de software-leverancier liet te wensen over, vult de heer De Lange aan. Kortom er was geen vertrouwen meer bij deze leverancier destijds.
Her-implementatie
Men besloot om een volledige her-implementatie te doen. Ditmaal door A.B. Software & Consultancy. A.B. Software & Consultancy heeft de zaken vervolgens structureel goed opgezet en aangestuurd. De processen zijn vanaf de grond opnieuw opgezet in Exact. De medewerkers zijn opnieuw opgeleid om te gaan werken met Exact. Zodoende worden gegevens op een systematische en correcte wijze ingevoerd. De heer De Lange: 'Veel medewerkers waren niet bewust van het integrale karakter van Exact. Zij voeren een bepaalde taak uit in Exact, maar zijn zich niet bewust waar de door hun ingevoerde informatie elders in de organisatie voor wordt gebruikt.'
Vertrouwen in A.B. Software & Consultancy
Over de consultants van A.B. Software & Consultancy zijn de heren De Lange en Slagboom van Polem unaniem. De heer De Lange: 'Zéér ervaren en kundige mensen. Het zijn stuk voor stuk hoog opgeleide mensen en ze hebben veel praktijkervaring met Exact. En bovendien, vult de heer Slagboom aan, ze hebben een uitstekend inzicht in bedrijfsprocessen. Als het ware een helicopterview, waardoor ze de processen helder kunnen overzien.' De heer De Lange: 'Een consultant moet tenslotte niet alleen kennis hebben van financiële processen, want daar hebben bijvoorbeeld de mensen van de inkoop niets aan. Kennis van alle processen binnen een bedrijf is belangrijk.' Dat bedoel ik nou met een helicopterview, aldus de heer Slagboom.
Het gehele financiële-, logistieke- en productiegedeelte is in Exact ondergebracht. Met A.B. Software & Consultancy zijn er aanzienlijke kostenbesparingen in Exact behaald door het minimaliseren van fouten, het uitsluiten van voorraadmanco's en een compleet inzicht in de bedrijfsgegevens, vertelt een enthousiaste heer Slagboom.
Met behulp van Exact kan Polem nu haar prestaties van leveranciers nauwkeurig beoordelen. De heer De Lange: 'Het aanleveren van het juiste materiaal op het juiste moment is voor ons erg belangrijk. Uit Exact haal ik nu eenvoudig een overzicht met niet alleen alle nog te bestellen materiaal, maar ook het nog te leveren materiaal. Een overschrijding van een bepaalde levertijd haal je er in één oogopslag uit. Dit geeft weer aanleiding om de betreffende leverancier erop aan te spreken. Mede hierdoor kun je prestaties van leveranciers objectief beoordelen.' Vervolgens is het ook mogelijk om op basis van de besteladvieslijst automatische bestellingen te genereren. De bestellingen kunnen vervolgens direct afgedrukt worden. De foutkans wordt hierdoor sterk verlaagd en de tijdsbesparing die wordt bereikt leidt tot een hogere efficiency.
De heer De Lange: 'Het inzicht in kostprijzen en marges is sterk verbeterd. Hiermee kunnen onze mensen van de verkoop verantwoorde en duidelijk onderbouwde beslissingen nemen om prijzen aan bepaalde klanten af te geven.'
De heer Slagboom: 'Een enorme inhaalslag is er bereikt met het verbeteren van het voorraadbeheer. De waarde van de voorraden en het onderhandenwerk was destijds zéér omslachtig te bepalen. Vier keer per jaar werd er geteld om te kijken wat aanwezig was.' Na veel tijd en energie kreeg men inzicht in de voorraden en in de waarde ervan. Dit biedt echter weinig stuurmogelijkheden.
Met Exact is de voorraadtelling echter teruggebracht tot twee keer per jaar. 'Bovendien kost het invoeren van gegevens in Exact ook tijd, maar dit werk wordt gespreid in de tijd. Doordat de ingevoerde gegevens de werkelijkheid volgen wordt er direct gestuurd op de juiste informatie. Zodoende worden fouten, te hoge voorraden of niet voorradig zijn juist voorkomen. Dit bespaart op allerlei andere vlakken tijd en geld, maar zorgt er ook voor dat er rust in processen komt waardoor een reëlere planning mogelijk is', aldus de heer De Lange.
Optimale productieplanning
Ideaal wordt het wanneer Polem beschikt over een planning met daarin het aantal beschikbare uren per week per afdeling ten opzichte van de benodigde uren voor de productieorders. Hiermee is het mogelijk om met productieorders te schuiven om zodoende de eerstvolgende week optimaal in te kunnen plannen. De heer De Lange: 'Zo creëer je rust in de organisatie en dat leidt tot een enorme productiviteitsstijging. Daarmee behaal je een aanzienlijke tijd- en geldbesparing. Onmogelijk om dat in geld uit te drukken, aldus de heer De Lange. Dankzij A.B. Software & Consultancy vindt er een betere spreiding van productieorders plaats. Belangrijker nog, is het feit dat Polem optimaal de productie aanstuurt, waardoor minder risico op het niet halen van de afgesproken levertijd bestaat.
Tot slot tipt de heer Slagboom bedrijven die aan het oriënteren zijn naar software het volgende, oriënteer je goed op de implementatiepartners die er in Nederland zijn. De kwaliteit van dienstverlening bepalen het succes bij complexe implementatietrajecten
In 1994 werd hiervoor de basis gelegd. Vijf bedrijven werden in één klap samengevoegd tot één bedrijf, namelijk de firma Polem. Een herstructurering volgde, waarna het bedrijf vanaf de grond werd opgebouwd. In korte tijd daarna heeft Polem een explosieve buitenlandse groei doorgemaakt. Jaarlijks maar liefst 35%.
Integraal systeem
'In 1997 zijn wij op zoek gegaan naar een ERP systeem, dat de bedrijfsprocessen van onze organisatie kan versterken, zegt de heer De Lange. We waren net met meerdere bedrijfsonderdelen samengevoegd en eigenlijk nog middenin het proces van integreren. We zochten dan ook een systeem dat volledig integreert binnen onze totale organisatie, aldus de heer De Lange. Bovendien hebben onze industriële afnemers zeer uiteenlopende wensen ten aanzien van silo's. Om dit productieproces, maar ook de administratieve afhandeling zo goed mogelijk te coördineren moeten wij blind kunnen vertrouwen op een uitgekiend automatiseringssysteem.' De productie en logistieke pakketten van Exact bieden hiervoor vergaande voordelen voor de firma Polem.
Overigens waren er in 1998 nog geen contacten met A.B. Software & Consultancy. De heer De Lange: Een firma bij ons uit de buurt bood haar consultancy diensten als eerste aan.' Vrijwel direct besloot de firma Polem om met deze software-leverancier het implementatie-traject aan te gaan.
Problemen met Exact software
De Lange: Na twee jaar kwamen we erachter dat het een complete puinhoop in het systeem was geworden. We kwamen erachter dat bepaalde instellingen in Exact niet goed stonden, verduidelijkt de heer Slagboom. 'Gegevens die goed waren ingevoerd kwamen er verkeerd weer uit. Maar ook de toepassing liet sterk te wensen over. Zo voerden onze mensen de gegevens verkeerd in. Simpelweg omdat ze niet de juiste kennis van het systeem hadden. En zeker de kennis van de software-leverancier liet te wensen over, vult de heer De Lange aan. Kortom er was geen vertrouwen meer bij deze leverancier destijds.
Her-implementatie
Men besloot om een volledige her-implementatie te doen. Ditmaal door A.B. Software & Consultancy. A.B. Software & Consultancy heeft de zaken vervolgens structureel goed opgezet en aangestuurd. De processen zijn vanaf de grond opnieuw opgezet in Exact. De medewerkers zijn opnieuw opgeleid om te gaan werken met Exact. Zodoende worden gegevens op een systematische en correcte wijze ingevoerd. De heer De Lange: 'Veel medewerkers waren niet bewust van het integrale karakter van Exact. Zij voeren een bepaalde taak uit in Exact, maar zijn zich niet bewust waar de door hun ingevoerde informatie elders in de organisatie voor wordt gebruikt.'
Vertrouwen in A.B. Software & Consultancy
Over de consultants van A.B. Software & Consultancy zijn de heren De Lange en Slagboom van Polem unaniem. De heer De Lange: 'Zéér ervaren en kundige mensen. Het zijn stuk voor stuk hoog opgeleide mensen en ze hebben veel praktijkervaring met Exact. En bovendien, vult de heer Slagboom aan, ze hebben een uitstekend inzicht in bedrijfsprocessen. Als het ware een helicopterview, waardoor ze de processen helder kunnen overzien.' De heer De Lange: 'Een consultant moet tenslotte niet alleen kennis hebben van financiële processen, want daar hebben bijvoorbeeld de mensen van de inkoop niets aan. Kennis van alle processen binnen een bedrijf is belangrijk.' Dat bedoel ik nou met een helicopterview, aldus de heer Slagboom.
Het gehele financiële-, logistieke- en productiegedeelte is in Exact ondergebracht. Met A.B. Software & Consultancy zijn er aanzienlijke kostenbesparingen in Exact behaald door het minimaliseren van fouten, het uitsluiten van voorraadmanco's en een compleet inzicht in de bedrijfsgegevens, vertelt een enthousiaste heer Slagboom.
Met behulp van Exact kan Polem nu haar prestaties van leveranciers nauwkeurig beoordelen. De heer De Lange: 'Het aanleveren van het juiste materiaal op het juiste moment is voor ons erg belangrijk. Uit Exact haal ik nu eenvoudig een overzicht met niet alleen alle nog te bestellen materiaal, maar ook het nog te leveren materiaal. Een overschrijding van een bepaalde levertijd haal je er in één oogopslag uit. Dit geeft weer aanleiding om de betreffende leverancier erop aan te spreken. Mede hierdoor kun je prestaties van leveranciers objectief beoordelen.' Vervolgens is het ook mogelijk om op basis van de besteladvieslijst automatische bestellingen te genereren. De bestellingen kunnen vervolgens direct afgedrukt worden. De foutkans wordt hierdoor sterk verlaagd en de tijdsbesparing die wordt bereikt leidt tot een hogere efficiency.
De heer De Lange: 'Het inzicht in kostprijzen en marges is sterk verbeterd. Hiermee kunnen onze mensen van de verkoop verantwoorde en duidelijk onderbouwde beslissingen nemen om prijzen aan bepaalde klanten af te geven.'
De heer Slagboom: 'Een enorme inhaalslag is er bereikt met het verbeteren van het voorraadbeheer. De waarde van de voorraden en het onderhandenwerk was destijds zéér omslachtig te bepalen. Vier keer per jaar werd er geteld om te kijken wat aanwezig was.' Na veel tijd en energie kreeg men inzicht in de voorraden en in de waarde ervan. Dit biedt echter weinig stuurmogelijkheden.
Met Exact is de voorraadtelling echter teruggebracht tot twee keer per jaar. 'Bovendien kost het invoeren van gegevens in Exact ook tijd, maar dit werk wordt gespreid in de tijd. Doordat de ingevoerde gegevens de werkelijkheid volgen wordt er direct gestuurd op de juiste informatie. Zodoende worden fouten, te hoge voorraden of niet voorradig zijn juist voorkomen. Dit bespaart op allerlei andere vlakken tijd en geld, maar zorgt er ook voor dat er rust in processen komt waardoor een reëlere planning mogelijk is', aldus de heer De Lange.
Optimale productieplanning
Ideaal wordt het wanneer Polem beschikt over een planning met daarin het aantal beschikbare uren per week per afdeling ten opzichte van de benodigde uren voor de productieorders. Hiermee is het mogelijk om met productieorders te schuiven om zodoende de eerstvolgende week optimaal in te kunnen plannen. De heer De Lange: 'Zo creëer je rust in de organisatie en dat leidt tot een enorme productiviteitsstijging. Daarmee behaal je een aanzienlijke tijd- en geldbesparing. Onmogelijk om dat in geld uit te drukken, aldus de heer De Lange. Dankzij A.B. Software & Consultancy vindt er een betere spreiding van productieorders plaats. Belangrijker nog, is het feit dat Polem optimaal de productie aanstuurt, waardoor minder risico op het niet halen van de afgesproken levertijd bestaat.
Tot slot tipt de heer Slagboom bedrijven die aan het oriënteren zijn naar software het volgende, oriënteer je goed op de implementatiepartners die er in Nederland zijn. De kwaliteit van dienstverlening bepalen het succes bij complexe implementatietrajecten