Referent

“Onze toenmalige moederorganisatie had goede ervaringen met A.B. Software & Consultancy. Toen we de overstap naar Exact Globe 2003 wilden maken, hebben zij voorgesteld dit met A.B. Software & Consultancy te doen. Dat is ons goed bevallen! De contacten met A.B. Software & Consultancy verlopen hartstikke goed', aldus Theo Arts, financieel manager bij Scheepswerf Gelria.

Gelria biedt als kwaliteitswerf sinds 1951 onderhoudsdiensten aan voor de binnenvaart. Sinds enige jaren zijn deze activiteiten ook uitgebreid met nieuwbouw en verbouw. Bij nieuwbouw worden de casco rompen ingekocht in Polen en op de werf verder afgebouwd. Alle schepen worden hierbij klantspecifiek afgebouwd. De verbouw-activiteiten betreffen vooral aanpassingen aan bestaande schepen om deze bijvoorbeeld geschikt te maken voor de Europese regelgeving of om aan te passen aan de wensen van de schipper.

Met 125 man aan vast personeel, verdeeld over een aantal (dochter) ondernemingen, is Gelria in staat om alle disciplines te bieden die bij de scheepsbouw komen kijken. Naast staalbouw moet daarbij ook gedacht worden aan motorisatie, elektra, navigatie, communicatie, kombuis en huisvesting. Zij hebben daarbij ook de kennis in huis over bijzondere voorzieningen voor schepen met bijzondere ladingen zoals olien en gassen. 

 
Theo Arts: 'De contacten met A.B. Software & Consultancy verlopen harstikke goed.'

Theo Arts: 'Veel Nijmegenenaren weten niet dat wij hier zitten. Toch zijn we één van de grotere werven van Nederland!' Uniek gelegen aan het Maas-Waal kanaal en slechts enkele kilometers verwijderd van de Lek, de Rijn en de IJssel, biedt Gelria een perfecte stopplaats voor binnenvaartschepen. Zo kost een onderhoudsbeurt niet al te veel tijd voor de schippers. 

In 2007 is Gelria overgenomen door Cor de Ruyter. Deze entrepreneur, afkomstig uit Sliedrecht, heeft van Gelria een bloeiend bedrijf gemaakt. 'Om deze groei te beheersen is een goede ondersteuning nodig vanuit een informatiesysteem,' aldus de heer Arts. 'Voorheen werden veel zaken bij ons handmatig bijgehouden op papier en in Excel. Dit was niet langer houdbaar, de fouten namen toe en het administreren kostte ons veel tijd. Door de overstap naar Exact Globe zijn veel zaken bij ons geautomatiseerd, dit scheelt ons veel werk op kantoor. Ondanks de forse groei hebben we de administratie nog steeds met het bestaande team weten op te vangen.'

 

Projectadministratie met Exact software
Gelria gebruikt vooral de projectadministriatie van Exact software. Hierbij worden zowel onderhoudsprojecten als nieuw- en verbouw projecten in Exact geboekt. Via een koppeling met het urenregistratiesysteem worden de uren van de medewerkers automatisch in de juiste projecten in Exact geboekt. De afdeling werkvoorbereiding maakt de juiste stuklijsten en koppelt deze aan de projecten. 'Via de bestelmodule van Exact kunnen we de materialen op deze stuklijst nu automatisch bestellen', vult de heer Arts aan. 'Dit scheelt ons enorm veel tijd! U kunt zich voorstellen dat er nog al wat materialen zitten in een schip. Doordat we vanuit Exact bestellen kunnen we in Exact dan ook direct zien wat besteld is, wat al ontvangen is en wat nog geleverd moet worden. Voorheen zorgde dit nogal eens voor de (on) nodige interne communicatie. Ook de controle van de inkoopfactuur is nu sterk vereenvoudigd, omdat we deze gegevens met één druk op de knop kunnen zien.'

Goede ervaringen met A.B. Software & Consultancy
Op de vraag: 'Hoe zijn jullie bij A.B. Software & Consultancy terecht gekomen?', antwoord de heer Arts: ''Onze toenmalige moederorganisatie had goede ervaringen met A.B. Software & Consultancy. Toen we de overstap naar Globe 2003 wilde maken hebben zij voorgesteld dit met A.B. Software & Consultancy te doen. Dat is ons goed bevallen! De contacten verlopen harstikke goed, niet alleen met de consultant maar ook het secretariaat weet wie we zijn en wat er speelt als we bellen. De consultant is goed in staat om zich in te leven in onze processen en komen met praktische oplossingen. Verder hebben we het gevoel dat onze zaken in goede handen zijn, het zijn toch vertrouwelijke zaken waar je over spreekt.

We zijn tevreden met de huidige inrichting en overwegen in de nabije toekomst verdere uitbreidingen met Exact te realiseren. Onze gedachten gaan uit naar het automatisch inscannen van inkomende facturen en het meer vastleggen van communicatie en correspondentie rondom klanten en projecten in Exact Synergy.'